O Kanban é um termo japonês que significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. Esse conceito é usado na administração da produção para organizar um fluxo de trabalho ou produção (em uma escala menor ele pode ser usado para organizar o fluxo de tarefas que devem ser realizadas por você ou sua equipe). Talvez a aplicação mais famosa que usa este tipo de técnica seja o Trello, além disso os quadros de Kanban também costumam aparecer em metodologias de gestão ágil de projetos, como a SCRUM.
Mas de onde vem o Kanban? A técnica nasceu na Toyota, a partir de uma necessidade de melhoria no processo de produção da empresa, mas curiosamente a ideia surgiu da observação do fluxo das prateleiras dos supermercados. Nos mercados o espaço para os produtos é limitado e cada um deles tem uma certa quantidade exposta. Ao observar que um produto está acabando o repositor faz a complementação das unidades na prateleira. Assim o fluxo é controlado visualmente pelo que existe disponível para o consumidor em cada prateleira e reposto quando houver espaço para reposição.
É isso que acontece no Kanban quando você o utiliza para gerenciar o fluxo de trabalho da sua equipe ou as suas tarefas pessoais. Um quadro com colunas e post-its separa as tarefas pelo status de cada uma e permite que você tenha uma visão clara e rápida do andamento do seu trabalho ou tarefas.
Os pontos fundamentais do Kanban
O Kanban foi construído em cima de alguns princípios fundamentais para a utilização da técnica.
Visibilidade: o quadro na parede ou a aplicação na tela de um computador permite uma fácil visualização do fluxo.
Fluxo puxado: Para uma tarefa nova ganhar um espaço é necessário que uma tarefa em progresso seja finalizada ou movida para outro estágio.
Colaboração: a vislibilidade aliada com o fluxo puxado facilitam a colaboração entre as pessoas envolvidas no projeto.
Melhoria contínua: esse é o maior ou um dos maiores benefícios do Kanban. As melhorias aparecem naturalmente por causa das conversas e interações necessárias entre a equipe, o que acaba por revelar falhas nos processos e possíveis melhorias.
Observando os princípios listados acima você pode notar que alguns benefícios do Kanban são bem óbvios: melhorias em processos, aumento da colaboração, redução do tempo gasto, redução dos custos, melhor visualização das políticas de processos e a gestão clara das prioridades.
O “personal” Kaban
Tudo isso também pode ser implementado de forma simples na sua vida pessoal. E o propósito deste texto é justamente esse, fazer com que você pense nesta técnica como uma opção para sua organização e produtividade pessoal. No vídeo abaixo você verá uma demonstração prática do “Kanban pessoal”.
Existem opções gratuitas e pagas de apps para gerenciar o seu Kanban de forma digital. Mas é possível começar a usar o método com “post-its” e um quadro branco, exatamente como aparece no vídeo. Aproveite o dia!
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