Conheça o Kanban

O Kanban é um termo japonês que significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. Esse conceito é usado na administração da produção para organizar um fluxo de trabalho ou produção (em uma escala menor ele pode ser usado para organizar o fluxo de tarefas que devem ser realizadas por você ou sua equipe). Talvez a aplicação mais famosa que usa este tipo de técnica seja o Trello, além disso os quadros de Kanban também costumam aparecer em metodologias de gestão ágil de projetos, como a SCRUM.

Mas de onde vem o Kanban? A técnica nasceu na Toyota, a partir de uma necessidade de melhoria no processo de produção da empresa, mas curiosamente a ideia surgiu da observação do fluxo das prateleiras dos supermercados. Nos mercados o espaço para os produtos é limitado e cada um deles tem uma certa quantidade exposta. Ao observar que um produto está acabando o repositor faz a complementação das unidades na prateleira. Assim o fluxo é controlado visualmente pelo que existe disponível para o consumidor em cada prateleira e reposto quando houver espaço para reposição.

É isso que acontece no Kanban quando você o utiliza para gerenciar o fluxo de trabalho da sua equipe ou as suas tarefas pessoais. Um quadro com colunas e post-its separa as tarefas pelo status de cada uma e permite que você tenha uma visão clara e rápida do andamento do seu trabalho ou tarefas.

Os pontos fundamentais do Kanban

O Kanban foi construído em cima de alguns princípios fundamentais para a utilização da técnica.

Visibilidade: o quadro na parede ou a aplicação na tela de um computador permite uma fácil visualização do fluxo.
Fluxo puxado: Para uma tarefa nova ganhar um espaço é necessário que uma tarefa em progresso seja finalizada ou movida para outro estágio.
Colaboração: a vislibilidade aliada com o fluxo puxado facilitam a colaboração entre as pessoas envolvidas no projeto.
Melhoria contínua: esse é o maior ou um dos maiores benefícios do Kanban. As melhorias aparecem naturalmente por causa das conversas e interações necessárias entre a equipe, o que acaba por revelar falhas nos processos e possíveis melhorias.

Kanban
Exemplo de um app de Kanban usado para gerenciar processos de TI

Observando os princípios listados acima você pode notar que alguns benefícios do Kanban são bem óbvios: melhorias em processos, aumento da colaboração, redução do tempo gasto, redução dos custos, melhor visualização das políticas de processos e a gestão clara das prioridades.

O “personal” Kaban

Tudo isso também pode ser implementado de forma simples na sua vida pessoal. E o propósito deste texto é justamente esse, fazer com que você pense nesta técnica como uma opção para sua organização e produtividade pessoal. No vídeo abaixo você verá uma demonstração prática do “Kanban pessoal”.

Existem opções gratuitas e pagas de apps para gerenciar o seu Kanban de forma digital. Mas é possível começar a usar o método com “post-its” e um quadro branco, exatamente como aparece no vídeo. Aproveite o dia!

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